Mention d’information RGPD relatives aux sessions d’information sur les évolutions du format ECSP
L’équipe Extraits de Compte Salaire et Pension (ci-après « ECSP ») du Département Informatique de l’Administration des Contributions Directes (ci-après « ACD ») ainsi que les équipes Retenue d’impôt sur les Traitements et Salaires (ci-après « RTS ») de l’ACD souhaitent organiser conjointement une présentation des évolutions du format ECSP à leurs interlocuteurs externes, dans le cadre de sessions d’information (ci-après les « Sessions »). Ces Sessions auront lieu en présentiel le 26 novembre 2026 à la salle « le Dôme » du bâtiment Laccolith situé au 18-20 rue Eugène Ruppert, à Luxembourg, et en distanciel le 30 novembre 2026. Elles auront pour but d’améliorer la manière de déclarer les ECSP, en capitalisant sur les échanges de points positifs et d’axes d’amélioration.
Dans le cadre de la tenue et de l’organisation de ces Sessions, des traitements de données à caractère personnel sont réalisés par l’ACD. Par conséquent, cette mention d’information vise à fournir les informations nécessaires aux traitements de vos données à caractère personnel, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après le « RGPD ») et à la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données.
- Information sur le responsable du traitement
L’ACD, représentée par le directeur des contributions, est le responsable du traitement.
Ses coordonnées sont :
Administration des contributions directes Le directeur des contributions L-2982 Luxembourg
- Information sur les finalités des traitements
Vos données à caractère personnel sont traitées afin d’organiser la gestion de votre venue à l’une des Sessions. Notamment, vos données à caractère personnel sont traitées afin de vous faire parvenir par e-mail une confirmation de votre inscription à l’une des Sessions, un rappel de votre invitation quelques jours avant sa tenue ainsi que le support de présentation quelques jours après sa tenue. Si vous avez opté pour la Session en distanciel, vos données à caractère personnel sont aussi utilisées pour vous faire parvenir le lien de connexion à la visioconférence.
Vos données à caractère personnel sont également traitées afin de vous informer par e-mail en cas d'organisation de sessions supplémentaires, si vous deviez être indisponible aux dates proposées.
Vos données à caractère personnel sont par ailleurs traitées afin de vous tenir informé(e) par e-mail des évolutions liées à la manière de déclarer les ECSP, et de tout autre sujet s’y référant directement. Vous disposez d’un droit d’opposition dans les communications par e-mail si vous ne souhaitez pas recevoir ce type de communications.
Vos données à caractère personnel sont enfin traitées dans le cadre du support, de la maintenance et de l’hébergement de vos données introduites dans les formulaires de collecte utilisés par l’ACD.
- Information sur la base juridique
Vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de l’intérêt légitime de l’ACD qui consiste à tenir des réunions d’information liées aux évolutions du format ECSP auprès de ses interlocuteurs externes, afin de créer un lieu d’échanges propice à l’amélioration des méthodes de déclaration des ECSP. Ainsi, l’ACD peut capitaliser sur les bonnes pratiques existantes et prendre note des points d’amélioration, dans une recherche d’amélioration continue. Cette recherche d’amélioration continue s’inscrit dans la stratégie de transformation majeure de l’ACD qui consiste à être une administration moderne, accessible, compréhensible et digitale.
- Information sur le caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données
Le traitement de vos données à caractère personnel est obligatoire, sans quoi votre inscription à l’une des deux Sessions ne pourrait avoir lieu.
- Information sur les destinataires des données
Vos données à caractère personnel seront transmises :
- Aux seuls collaborateurs ayant besoin d’en connaître du département Communication et relations publiques de l’ACD, situés au Luxembourg ;
- Aux seuls collaborateurs ayant besoin d’en connaître de l’équipe ECSP du Département Informatique de l’ACD, situés au Luxembourg ;
- Aux seuls collaborateurs ayant besoin d’en connaître de la Division RTS de l’ACD, situés au Luxembourg ;
- Aux seuls collaborateurs du Centre des technologies de l’information de l’État (ci-après le « CTIE ») ayant besoin d’en connaître, agissant en qualité de sous-traitant de l’ACD et mettant à disposition de l’ACD le formulaire de collecte de vos informations ;
- Aux seuls collaborateurs ayant besoin d’en connaître du prestataire Alchemer LLC, agissant en qualité de sous-traitant ultérieur, offrant la solution de formulaire de collecte de vos informations. Ce prestataire est situé aux Etats-Unis, mais l’hébergement des données est quant à lui réalisé au sein de l’Union européenne ;
- Dans le cadre de la Session réalisée en distanciel uniquement : aux collaborateurs du prestataire Microsoft offrant la solution de visioconférence Teams, situés aux Etats-Unis.
- Information sur l’existence d’un transfert vers un pays hors Union Européenne
Vos données à caractère personnel sont traitées par :
- Le prestataire Alchemer LLC, établi aux États-Unis, 168 Centennial Parkway, Louisville, CO, 80027 (https://www.alchemer.eu/) et qui dispose d’un représentant dans l’UE : DP-Dock GmbH, Attn: Alchemer, Ballindamm 39, 20095 Hamburg, Germany (email: alchemer@gdpr-rep.com).
- Le prestataire Microsoft Corporation, établi aux Etats-Unis, 1 Microsoft Way, Redmond, WA 98052 (e-mail : dpoffice@microsoft.com).
Les transferts de données vers ces deux prestataires sont encadrés par leur adhésion au Data Privacy Framework (https://www.dataprivacyframework.gov/list), garantissant un niveau de protection adéquat et conforme au RGPD.
- Information sur la durée de conservation des données
Vos données à caractère personnel sont conservées pendant trois (3) ans à compter de leur collecte via le formulaire.
- Information sur les droits des personnes concernées
Vous pouvez à tout moment demander l’accès, la rectification, l’opposition, la limitation et l’effacement de vos données à caractère personnel en utilisant le lien suivant :
https://impotsdirects.public.lu/fr/formulaires/formulairesRGPD.html
ou en utilisant l’adresse e-mail : dpo@co.etat.lu.
- Information sur les coordonnées du délégué à la protection des données
L’ACD a nommé auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (ci-après « CNPD ») un délégué à la protection des données, dont les coordonnées sont :
Administration des contributions directes
Aux mains du délégué à la protection des données
L-2982 Luxembourg
- Information sur le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNPD
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits et libertés en matière de protection des données à caractère personnel ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNPD.